Software de inscrições para autarquias e serviços municipais

Cada departamento — cultura, desporto, juventude, turismo, formação — publica as suas atividades, gere os seus participantes e consulta os seus estados sem ver nem alterar dados de outros serviços. Utilizadores, eventos, métodos de pagamento e relatórios ficam separados por área.

Na prática, isto elimina o circuito habitual: cada serviço a criar o seu formulário avulso, a pedir à informática para publicar no site e a manter a sua folha de cálculo. O portal público de inscrições passa a ser um só, com a operação distribuída pelas equipas.

Um município abre inscrições para férias desportivas com 120 vagas divididas em três turnos de 40. O formulário recolhe escalão etário, contacto de emergência, declaração de autorização e restrições alimentares — campos definidos pelo serviço de desporto, sem programação.

Quando um turno enche, as inscrições desse turno fecham sozinhas. A equipa exporta a lista por turno com todos os dados recolhidos e, no primeiro dia, confirma presenças no próprio sistema. Sem folha de cálculo paralela e sem caixa de email cheia de comprovativos para conferir.

O Activitly é self-hosted: a instalação corre no domínio e no alojamento definidos pela autarquia — servidor próprio ou alojamento contratado. Os dados dos participantes não ficam numa plataforma SaaS externa nem saem do controlo da entidade.

Para entidades públicas, isto simplifica as respostas que o RGPD obriga a ter prontas: onde estão os dados, quem lhes acede, que subcontratantes existem e como se apagam. A entidade continua responsável pelo tratamento, mas com os dados onde decidir.

A licença Activitly Pro é um valor único — €690 + IVA, preço de referência €1.290 — com renovação anual opcional para atualizações e suporte (€390/ano + IVA). Não há comissão por inscrição nem custo que cresça com o número de munícipes inscritos.

Um valor fixo e fechado é mais simples de cabimentar e de enquadrar em procedimentos de contratação do que uma subscrição mensal por serviço ou uma percentagem variável sobre cada inscrição paga.

Quando há atividades pagas, o Activitly liga-se ao gateway de pagamento contratado pela entidade — IfThenPay, EasyPay, EuPago ou MEO Wallet — para Multibanco, MB WAY e cartão. O Activitly não processa pagamentos nem retém qualquer valor: o dinheiro entra diretamente na conta da entidade através do gateway.

O estado de cada inscrição atualiza-se com o callback do gateway, e a tesouraria distingue pago, pendente e cancelado sem cruzar extratos com listas.